Gestión Documental

Capítulo 0

Introducción

Sitúas la gestión documental dentro de las actividades, procesos y sistemas de la organización y ves qué es un SGD y con qué elementos dirige y controla: roles, procesos, medición, revisión y mejora. Conoces la familia de estándares SGD, su relación con la ISO 15489, el enfoque basado en procesos y la compatibilidad con otros estándares de sistemas de gestión.

Capítulo 1

Objeto y campo de aplicación

Delimitas qué especifica el estándar: los requisitos de un SGD que apoya los fines, la misión, la estrategia y las metas de una organización o de varias que comparten actividades. Distingues las tres vías para demostrar la conformidad: autoevaluación con autodeclaración, confirmación de esa autodeclaración por una parte externa y certificación del SGD por una organización externa.

Capítulos 2 y 3

Normas para consulta. Términos y definiciones

Compruebas que el único estándar para consulta es la ISO 30300, de fundamentos y vocabulario, cuyos términos y definiciones se aplican. Repasas los veintiún términos que recoge el capítulo 3, entre ellos organización, parte interesada, requisito, alta dirección, política, objetivo, riesgo, información documentada, desempeño, auditoría, no conformidad, acción correctiva y mejora continua.

Capítulo 4

Contexto de la organización

Determinas las cuestiones externas e internas que afectan al SGD e identificas, evalúas y documentas los requisitos de gestión de documentos: de negocio, legales, regulatorios o de otra índole. Determinas las partes interesadas y sus requisitos y fijas el alcance, que puede cubrir uno o más procesos de negocio, toda la organización o varias organizaciones con procesos compartidos.

Capítulo 5

Liderazgo

Concretas cómo demuestra la alta dirección su liderazgo y compromiso con el SGD y qué contiene la política de gestión documental, incluidas las estrategias de alto nivel para crear, capturar y gestionar documentos auténticos, fiables y usables. Repartes responsabilidades y autoridades entre el personal y defines el rol del representante específico operativo de la gestión de documentos.

Capítulo 6

Planificación

Determinas los riesgos y oportunidades que el SGD tiene que abordar a partir del contexto y de los requisitos de las partes interesadas, y planificas las acciones y la evaluación de su eficacia. Estableces objetivos de gestión documental coherentes con la política y decides qué se hace, con qué recursos, quién responde, cuándo termina y cómo se evalúan los resultados.

Capítulo 7

Apoyo

Determinas los recursos del SGD y la competencia de las personas, de la que conservas evidencia, trabajas la toma de conciencia y defines qué, cuándo, a quién y cómo se comunica. Fijas cómo se crea, se actualiza y se controla la información documentada, que forma parte de los documentos de la organización y se gestiona en una aplicación de gestión documental.

Capítulo 8

Operación

Planificas y controlas los procesos, también los contratados externamente, y los cambios. Determinas qué documentos se crean y capturan en cada proceso de negocio, cuándo y cómo, mediante el análisis del proceso y la apreciación de los riesgos, con un resultado documentado que autoriza la alta dirección. Diriges el diseño y la implantación de procesos, instrumentos y aplicaciones de gestión de documentos.

Capítulo 9

Evaluación del desempeño

Decides a qué se hace seguimiento, qué se mide, con qué métodos y cuándo se analizan los resultados, y evalúas el desempeño de los procesos y aplicaciones de gestión de documentos y la eficacia del SGD. Estableces el programa de auditoría interna, con criterios, alcance y auditores imparciales, y preparas la revisión por la dirección y sus salidas.

Capítulo 10

Mejora

Diriges la respuesta a una no conformidad: que se controle y se corrija, que se haga frente a sus consecuencias, que se determinen sus causas y que se compruebe si existen otras similares. Encargas las acciones correctivas, revisas su eficacia y, si es necesario, cambias el SGD. Conservas información documentada de todo ello y mejoras continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGD.

Anexo A

Requisitos operacionales para los procesos, los instrumentos y las aplicaciones de gestión de documentos

Recorres la tabla A.1. Procesos: creación, captura, clasificación e indización, almacenamiento, uso y reutilización, migración y conversión, y disposición. Instrumentos: esquemas de metadatos, cuadros de clasificación, reglas de acceso y permisos y calendarios de conservación. Aplicaciones: integridad y seguridad, tecnologías, inventario, documentación, disponibilidad, seguimiento y acceso. Ordenas la implantación de los requisitos de manera escalonada y exiges justificación por escrito de los que se descartan.